SmartBill - setari de conectare si mod de utilizare in magazin

Prin intermediul aplicatiei dedicate din panoul de control MerchantPro iti poti conecta simplu si rapid magazinul eCommerce la platforma de facturare si gestiune a stocurilor SmartBill.

Vei putea sa emiti, sa stergi si sa anulezi facturile create direct din interfata de administrare a magazinului tau, fara a mai fi necesar sa transferi manual datele din comenzi. Totodata, poti sa actualizezi in mod automat stocurile din magazin datorita sincronizarii cu sistemul SmartBill.

Nota

In vederea conectarii magazinului cu sistemul de facturare si gestiune a stocurilor, este necesar sa detii un cont SmartBill.

Conectarea la sistemul SmartBill

Acceseaza Aplicatii > Toate aplicatiile, identifica aplicatia SmartBill si apasa butonul Instaleaza aplicatia.

Continua in pagina Date de autentificare si realizeaza setarile necesare conectarii magazinului la SmartBill:

  • Email - adauga numele de utilizator sau adresa de email folosita pentru conectarea in interfata SmartBill;
  • Token - introdu tokenul asociat contului tau de utilizator (disponibil in contul SmartBill, la accesarea Contul meu > Informatii API > Integrari);
  • Cod fiscal - introdu codul de fiscal de identificare al firmei care va emite facturile (setat si in contul tau SmartBill).

Sincronizarea stocurilor intre magazin si sistemul SmartBill are loc unidirectional - SmartBill va trimite modificarile de stoc catre magazin.

Suplimentar, modificarile de stoc din magazin pot fi trimise catre SmartBill prin activarea optiunii de facturare via SmartBill din sistemul MerchantPro, impreuna cu optiunea de descarcare a gestiunii. In acest fel, din magazin se vor trimite catre SmartBill cantitatile facturate, care vor fi mai departe scazute din SmartBill.

Configurarea sincronizarii stocurilor intre SmartBill si magazin

Pentru a sincroniza stocurile din magazin in functie de stocul disponibil in SmartBill, ai la dispozitie doua optiuni:

1. Actualizarea automata a stocurilor via API

Prin utilizarea acestei optiuni, modificarile de stoc din SmartBill vor fi trimise via API catre magazin din ora in ora.

Aceasta optiune poate fi folosita independent, fara sa activezi modulul SmartBill “Sincronizare stocuri”.

Pentru a folosi actualizarea de stoc via API, activeaza setarea Actualizeaza automat stocurile.

La activarea setarii Actualizeaza automat stocurile, vei putea sa sincronizezi si manual stocurile de magazin in functie de cele din SmartBill.

Pentru a lansa o actualizare manuala, mergi in Aplicatii > Aplicatiile mele si acceseaza butonul Sincronizeaza stocurile asociat aplicatiei SmartBill.

Nota

Daca utilizezi aplicatia Gestiuni multiple, vei putea trimite catre SmartBill gestiunea distincta, definita la nivelul fiecarui produs. Dupa instalarea si configurarea aplicatiei Gestiuni multiple, mergi in setarile aplicatiei SmartBill din magazin, activeaza optiunea Scade stocul din gestiune si mapeaza gestiunile definite in sistemul MerchantPro pe gestiunile existente in sistemul SmartBill.

2. Utilizarea optiunii Actualizeaza stocurile din magazin folosind modulul SmartBill "Sincronizare Stocuri" (sincronizare prin webhooks)

Prin configurarea acestui modul, orice modificare de stoc din SmartBill se va trimite catre magazin in timp real.

Tot aici trebuie sa introduci Token-ul de sincronizare stocuri daca alegi optiunea de Sincronizare stocuri. Token-ul trebuie sa fie acelasi cu cel din contul tau Smartbill.

Apasa Continua si mergi in pagina Setari configurare.

Setari configurare

1
Setari inventar - Identificator produse

Din aceasta sectiune poti seta identificatorul de produs pe care vrei sa il utilizezi in cadrul datelor trimise catre platforma terta (SKU/EAN);
2
Setari inventar - Scade stocul din gestiune

Prin activarea optiunii, in momentul emiterii facturii, din gestiunile SmartBill va fi scazut stocul facturat.
3
Setari inventar - Depozite

Alege depozitul setat in contul tau SmartBill, din care vrei sa se efectueze facturarea.

Setari facturi

Din aceasta sectiune poti seta preferintele aditionale cu privire la procesul de facturare:

  • Salveaza produsele facturate in sistemul tert - in momentul generarii unei facturi, produsele facturate vor fi salvate si in sistemul SmartBill;
  • Salveaza datele clientilor in sistemul tert - la generarea unei facturi, datele de client de pe factura vor fi salvate automat in sistemul SmartBill. Ai la dispozitie optiunile Salveaza numarul de telefon al clientului si Salveaza si afiseaza pe factura adresa de email a clientului.
  • Societatea plateste TVA la incasare - activeaza optiunea daca magazinul tau plateste TVA la incasare (o mentiune specifica va fi afisata pe facturile fiscale);
  • Include costul de transport in totalul facturilor - activeaza optiunea daca vrei sa incluzi costul de transport pe factura;
  • Afiseaza data scadenta pe facturi - selecteaza daca data scadentei va aparea pe factura sau nu. Daca alegi sa afisezi data scadenta, vei putea selecta numarul de zile pana la implinirea scadentei (intre 1 si maximum 30 de zile);
  • Limba factura - poti seta emiterea facturilor in mai multe limbi (Ex: romana, germana, engleza, spaniola, franceza, italiana, maghiara) sau poti seta modul Auto, care permite selectarea automata a limbii implicite pe care ai setat-o in magazin;
  • Marcheaza automat factura ca incasata in sistemul tert - optiunea iti permite sa marchezi facturile in mod automat ca incasate, daca in momentul emiterii comanda este platita integral. Suplimentar, poti selecta metodele de plata pentru care doresti ca facturile sa fie marcate automat ca incasate.
  • Moneda facturii - setarea controleaza daca factura va fi generata in moneda standard a magazinului sau in moneda utilizata de client la plasarea comenzii;
  • Text footer - textul introdus in campul dedicat va fi afisat in zona de footer a facturii.

Tot in cadrul sectiunii Setari facturi, mergi la Mod de afisare footer si selecteaza una dintre urmatoarele optiuni:

  • Dezactivat - sectiunea de footer nu va fi afisata pe factura;
  • Format de tip fiscal (include campuri pentru emitent si delegat) - footer-ul facturii va fi de tip clasic. Aditional, poti afisa pe factura si informatii specifice despre emitentul care a intocmit factura si despre delegat;
  • Format de tip semnaturi (include campuri pentru emitent) - footer-ul facturii va include zone destinate semnaturilor emitentului si destinatarului. Aditional poti afisa pe factura si informatii specifice despre emitentul care a intocmit factura..

Mergi la Mod afisare nume produs si selecteaza in continuare modul de afisare a produselor in cadrul facturilor:

  • Afiseaza numele produsului - se va afisa denumirea efectiva a produsului;
  • Afiseaza numele produsului si atributele - se vor afisa denumirea efectiva a produsului si atributele selectate de client la plasarea comenzii pentru respectivul produs (ex: Pantofi sport Nike, 42, Rosu);
  • Afiseaza o denumire alternativa a produsului - va fi necesar sa definesti denumirea alternativa intr-un camp aditional setat la nivel de produs. Denumirea va fi afisata pe factura si poate fi selectata din meniul dropdown Preia denumirea produsului din campul aditional.

Continua la Mod afisare detalii produs, unde regasesti urmatoarele optiuni:

  • Dezactivat - nu vor fi afisate alte informatii asociate produsului;
  • Afisare personalizata - va fi afisata o serie de informatii suplimentare despre produs, conform selectiei tale din meniul dropdown care va deveni disponibil la selectarea acestei optiuni. Poti selecta informatii precum Categorie, SKU, Atribute produs, SKU si categorie, SKU si atribute produs.

Generarea facturilor

Dupa efectuarea setarilor aplicatiei SmartBill, parcurge pasii necesari generarii de facturi in cadrul magazinului tau MerchantPro, dupa cum urmeaza:

  1. Mergi in pagina Comenzi si acceseaza tab-ul Comenzi in asteptare;
  2. Selecteaza una sau mai multe comenzi;
  3. Acceseaza tab-ul Genereaza Facturi si da click pe optiunea SmartBill;
  4. Selecteaza in overlayer seria facturii (dintre cele pe care le-ai definit in sistemul SmartBill) si data acesteia;
  5. Apasa Salveaza.

Nota

Facturile SmartBill emise nu vor fi listate in pagina Facturier din magazin, ci doar in listing-ul de comenzi (in dreptul fiecarei comenzi) si in cadrul contului tau SmartBill.

Editarea si anularea/stornarea/stergerea unei facturi

Editarea informatiilor introduse pe o factura generata prin SmartBill este posibila exclusiv din contul tau SmartBill.

In schimb, pentru a anula, storna sau sterge din panoul de control al magazinului o factura generata prin SmartBill:

1
Mergi in pagina Comenzi;
2
Acceseaza meniul dropdown asociat numarului de factura SmartBill;
3
Apasa Anuleaza/ Storneaza/ Sterge.

Important

Stergerea unei facturi este posibila doar in cazul ultimei facturi SmartBill pe care ai generat-o in magazin. Actiunea de stergere este ireversibila.

Te-a ajutat acest articol? Multumim pentru feedback A aparut o problema la trimiterea feedback-ului dvs.. Te rugam sa incerci din nou mai tarziu.