Pasul 7 - Procesul de facturare

In acest videoclip te invitam sa descoperi cum poti genera si administra facturi in magazinul tau MerchantPro.

Pentru inceput, este necesar sa ai instalata in magazin cel putin o aplicatie de facturare. In platforma MerchantPro regasesti aplicatia Facturier, prin intermediul careia, pe langa generarea de facturi si chitante, poti genera inclusiv e-Facturi si sa le trimiti in sistemul SPV - Spatiul Privat Virtual.

Totodata, platforma este pre-integrata si cu alte sisteme de facturare importante precum SmartBill, FGO sau Oblio, astfel ca poti opta si pentru conectarea magazinului tau cu unul dintre acestea pentru derularea procesului de facturare.

In continuare, vom exemplifica modul prin care poti factura prin intermediul aplicatiei native Facturier.

Generarea facturilor

Asadar, dupa ce ai configurat in magazin aplicatia, vei putea incepe sa generezi facturi prin intermediul acesteia.

Mergi pentru inceput in lista de Comenzi a magazinului. Aici ai la dispozitie doua optiuni: fie sa generezi individual o factura pentru o comanda, fie sa generezi in mod bulk facturi pentru mai multe comenzi simultan.

Vom exemplifica in continuare generarea in mod bulk a facturilor.

1. Selecteaza comenzile din lista, apoi acceseaza tab-ul Genereaza facturi. In cazul in care ai mai mult de o aplicatie de facturare instalata in magazin, de aici vei putea accesa un meniu pentru a selecta solutia de facturare dorita.
2. In overlayer, selecteaza seria facturii - daca ai definit mai multe - si, in functie de preferinte, modifica data acesteia, dupa care apasa Salveaza, iar factura va fi generata pentru comenzile respective.
3. Pentru a descarca facturile, ai la dispozitie mai multe optiuni. Individual o poti face fie prin accesarea butonului de optiuni asociat facturii si click pe optiunea Descarca factura, fie prin accesarea meniului de optiuni asociat comenzii si click pe optiunea Descarca factura. De asemenea, in mod Bulk o poti face dupa selectarea comenzilor, poti descarca facturile acestora la accesarea tabului Descarca documente si click pe optiunea Descarca facturi (PDF).
4. Pentru a anula sau a sterge o factura, acceseaza meniul de optiuni asociat seriei unei facturi, care devine vizibil la mouse over, si da click pe optiunea Anuleaza, respectiv Sterge.
5. De asemenea, in cazul in care utilizezi aplicatia Facturier, in meniul de comenzi din panoul de control al magazinului tau va deveni activa pagina Facturi. De aici poti realiza o serie de actiuni cu privire la facturile emise in magazin prin intermediul aplicatiei Facturier.
6. Spre exemplu, daca vrei sa stergi sau sa anulezi o factura, acceseaza meniul de optiuni asociat facturii respective si da click pe optiunea Sterge, respectiv Anuleaza.
7. Daca vrei sa descarci facturile emise, o poti face Bulk, prin selectarea facturilor respective si click pe tab-ul Descarca facturi, unde ai la dispozitie posibilitatea de a le downloada sub forma unei arhive sau in format PDF, sau o poti realiza Individual, prin click pe butonul Descarca asociat unei facturi.
8. De asemenea, daca vrei sa rectifici integral sau partial o factura emisa anterior si trimisa catre un client, in pagina ai la dispozitie optiunea de stornare, pe care o poti accesa Bulk - prin selectarea mai multor comenzi si click pe tab-ul Storneaza sau Individual - prin click pe meniul de optiuni asociat unei facturi si click pe optiunea Storneaza.

Regenerarea facturilor

O alta optiune foarte utila din pagina este aceea de Regenerare factura. In cazul in care ai emis o factura, insa intre timp ai realizat anumite modificari in comanda respectiva, poti folosi optiunea Regenereaza factura pentru a actualiza instant informatiile din factura cu cele pe care le-ai modificat la nivelul comenzii.

Functia este de mare ajutor mai ales in vederea trimiterii corecte a tuturor facturilor in Spatiul Privat Virtual (SPV), conform reglementarilor in vigoare. 

Ceea ce ne aduce la urmatorul punct al prezentarii, respectiv generarea e-Facturilor si trimiterea acestora in sistemul e-Factura.

Trimiterea e-Facturilor in sistemul e-Factura

Dupa cum probabil stii, de la 1 ianuarie 2024 este obligatorie in Romania transmiterea catre sistemul RO e-Factura a tuturor facturilor corespunzatoare tranzactiilor business to business si business to government. 

Prin aplicatia Facturier, ai posibilitatea de a te conforma noilor cerinte, deoarece poti genera facil e-Facturi si transmite ulterior catre sistemul national e-Factura.

In cazul in care utilizezi in magazin o aplicatie terta pentru facturare, cum ar fi SmartBill, Oblio, Facturis, generarea si transmiterea e-Facturilor vor fi realizate de catre solutiile respective.

Asadar, revenind la generarea prin intermediul aplicatiei Facturier, in primul rand este necesar sa iti conectezi magazinul la SPV cu ajutorul functiei disponibile in pagina Aplicatiile mele.

Odata realizata conectarea, de fiecare data cand generezi o factura pentru o comanda, e-Factura va fi creata in mod automat, in formatul standardizat XML impus de reglementari.

In continuare, va fi necesar ca din pagina Facturi sa trimiti e-Facturile catre SPV, actiune pe care o poti realiza in urmatoarele moduri:

• Bulk - prin selectarea facturilor din lista, urmata de accesarea tab-ului Transmite in e-Factura si click pe Continua.
• Individual - prin accesarea meniului de optiuni asociat butonului de status e-Factura, urmata de click pe optiunea Transmite in e-Factura.

De asemenea, daca doresti sa transmiti e-Facturile intr-un alt mod in sistemul SPV, ai la dispozitie inclusiv optiuni de descarcare a acestora in propriul tau dispozitiv:

• Exporta e-Factura - pentru a descarca e-Facturile in format bulk;
• Descarca in format XML e-Factura - optiune care poate fi regasita pentru fiecare factura in parte, in meniul de optiuni asociat butonului de status e-Factura.

Articole relationate:

• Configurarea aplicatiei Facturier
• Configurarea si conectarea la sistemul de facturare Smartbill