Modul de functionare a InboxPro - inboxul unificat MerchantPro

Functia de raspuns automat Inbox Pro by Powd este un inbox unificat in care se primesc mesajele trimise de clienti de pe mai multe canale de comunicare (pentru moment din Chatbot-ul AI Inbox Pro si Email) si din care poti raspunde tuturor acestor mesaje.

In Inbox pot fi vazute totodata si conversatiile clientilor cu chatbot-ul AI Inbox Pro.

Dupa instalarea aplicatiei Inbox Pro, in meniul Clienti din panoul de control al magazinului va deveni disponibila pagina Inbox Pro, de unde poti administra toate mesajele primite de la clienti in inbox-ul unificat.

Tipuri de conversatii si comportament

Conversatii cu chatbot

• Clientul poate solicita chatbot-ului transferul catre un operator uman;
• Un operator uman poate prelua in orice moment o conversatie purtata de client cu chatbotul, utilizand butonul Accept chat;
• Conversatiile cu chatbot-ul se inchid automat.

Conversatii cu operator uman

• O conversatie de tip Chat acceptata de un operator uman este asignata in mod automat acestuia, cu posibilitatea de schimbare a operatorului asignat;
• Conversatiile cu operator uman trebuie inchise manual.

Inchiderea conversatiilor

La inchiderea unei conversatii:

• Conversatia este mutata automat in folderul corespunzator;
• Este generat un sumar al discutiei.

Views (foldere / liste)

Chat

• Ce reprezinta: vizualizarea conversatiilor de tip chat - atat cele cu chatbotul AI, cat si cele cu operator uman.

Unassigned

• Ce reprezinta: conversatiile noi intrate in sistem care nu au inca un operator asignat;
• Logica: coada generala de asteptare. Operatorii preiau tichete/chaturi din aceasta lista, unde intra email-urile noi.

Mine

• Ce reprezinta: contine conversatiile care sunt asignate explicit operatorului curent (cel care este logat).
• Logica: aceasta este lista tuturor conversatiilor purtate de un anumit operator uman. Daca un operator raspunde la o conversatie neasignata, aceasta se muta automat in acest folder.

Snoozed

Folder destinat gestionarii fluxului de lucru pentru tichetele care nu necesita actiune imediata, dar trebuie revizuite mai tarziu.

• Ce reprezinta: contine conversatiile pe care operatorii le-au amanat pentru o data sau o ora specifica. Cand o conversatie este amanata (Snoozed), ea dispare din listele active (precum Mine sau Unassigned) si este mutata automat aici pana expira timpul setat.
• Disponibilitate: functionalitatea este destinata doar pentru Email-uri/Tichete. Optiunea Snooze nu este disponibila pentru chat-urile live, deoarece acestea necesita atentie imediata.

Drafts

• Ce reprezinta: mesaje incepute, dar netrimise.
• Logica: daca un agent incepe sa scrie un email nou sau un raspuns si paraseste pagina, mesajul este salvat automat aici pentru a fi continuat ulterior.

Needs Attention

• Ce reprezinta: conversatiile in care au aparut erori tehnice, in special legate de livrarea mesajelor.
• Logica: aici sunt listate mesajele marcate cu delivery_failed = true. Exemplu: daca un raspuns pe email nu a putut fi livrat clientului, conversatia apare aici pentru ca agentul sa incerce retrimiterea sau contactarea prin alta metoda.

Assigned

View utilizat pentru supervizare si transparenta in activitatea echipei.

• Ce reprezinta: afiseaza conversatiile care au fost preluate de sau atribuite altor operatori umani (colegi).
• Logica fluxului: sistemul face distinctie intre Mine (conversatiile mele) si Assigned (conversatiile colegilor). Separarea ajuta agentii sa se concentreze pe propriile sarcini, oferind totodata vizibilitate asupra volumului de munca al echipei.

Closed

• Ce reprezinta: istoricul conversatiilor finalizate.
• Logica: include atat tichetele de email rezolvate, cat si sesiunile de chat incheiate (util pentru istoricul conversatiei). O conversatie inchisa poate fi redeschisa daca clientul revine cu un mesaj.

Spam

• Ce reprezinta: mesajele marcate ca nedorite (doar emailuri).

Setari disponibile

Email connection settings

• Permite conectarea unei adrese de email care va servi ca sursa pentru emailurile intrate;
• Aceasta adresa trebuie setata sa redirectioneze toate emailurile catre adresa de email a inbox-ului.

Inbox settings

• Setari generale privind functionalitatea inbox-ului;
• Include si adresa de email a inbox-ului (alias-ul).

Outgoing settings

• Permite configurarea unei adrese de email de pe care sa se trimita mesajele care pleaca din inbox.

Auto reply settings

• Modul dedicat gestionarii raspunsurilor automate trimise clientilor atunci cand acestia contacteaza serviciul de suport.

Alte pagini de administrare

• Tags
• Users
• Agents
• Datasources
• Documents

Data Sources

Data Sources reprezinta componenta fundamentala prin care Inbox-ul si Chatbot-ul isi obtin informatiile necesare pentru a raspunde utilizatorilor. Sistemul suporta mai multe tipuri de surse, gestionate prin tabela datasources:

• MerchantPro (Ecommerce) - sursa principala pentru magazinele online. Sistemul sincronizeaza produsele si categoriile prin API, oferind o latenta scazuta;
• Sitemap (Pagini statice & Blog) - permite indexarea automata a paginilor unui site (Exemplu: pagini de ajutor, articole de blog) pentru a crea o baza de cunostinte (Knowledge Base).

Documents

Administratorii pot incarca manual fisiere (PDF, DOCX, TXT) care sunt procesate si transformate in text pentru a fi utilizate de AI.

Chat widget

Sectiune destinata personalizarii snippet-ului HTML si a aspectului vizual al ferestrei de chat, folosind stilurile existente sau personalizate.

Asistentii Virtuali Inteligenti (AI Agents)

In cadrul Inbox Pro, Agentii sunt robotii inteligenti care functioneaza ca prima linie de contact cu clientii tai. Acestia sunt responsabili de preluarea automata a intrebarilor si oferirea de raspunsuri instantanee, reducand volumul de munca al echipei tale umane.

Iata cum functioneaza si cum ii poti controla:

1. Specialistii pe fiecare canal de comunicare

   Sistemul nu foloseste un singur robot generic. Ai la dispozitie asistenti specializati care se comporta diferit in functie de unde are loc discutia:

   • Chatbot - este configurat sa fie scurt, rapid si conversational, ideal pentru vizitatorii care sunt activi pe site in timp real;
   • Emailbot (functionalitate indisponibila momentan) - este instruit sa ofere raspunsuri mai formale si structurate (tip "tichet"), incluzand formule de salut si semnaturi, potrivite pentru corespondenta scrisa.

2. Acces inteligent la informatiile magazinului

   Acesti asistenti au acces la continutul magazinului tau. Acestia pot cauta automat in produsele tale, in articolele de blog sau in paginile de documentatie pentru a oferi clientilor recomandari precise sau raspunsuri la intrebari frecvente, fara a fi necesar sa ii inveti manual fiecare detaliu.

   Personalizarea comportamentului (Instructiuni)

   Tu decizi personalitatea asistentului tau. Nu trebuie sa scrii cod, ci doar sa configurezi instructiunile implicite:

   • Tonul vocii - poti defini daca asistentul trebuie sa fie prietenos, extrem de politicos sau strict profesional;
   • Reguli de baza - poti spune agentului cum sa se prezinte ("Sunt asistentul magazinului X") si ce reguli de siguranta sa respecte;
   • Adaptabilitate - asistentul este suficient de inteligent incat sa nu inventeze lucruri. Exemplu: daca magazinul tau nu are produse listate, el va sti automat sa nu incerce sa faca recomandari de cumparare, evitand astfel confuzia.

Alte functionalitati AI

• Reformulare inteligenta (AI Rephrasing) - transforma instant un text scurt sau neslefuit scris de agent intr-un raspuns complet, politicos si profesionist;
• Sumarizare automata - genereaza un rezumat scurt al discutiei la inchiderea conversatiei, ajutand echipa sa inteleaga rapid contextul fara a reciti toate mesajele;
• Recomandari de produse - asistentul cauta si propune automat produse relevante din catalog direct in fereastra de chat;
• Raspunsuri din documentatie - AI-ul foloseste informatiile din paginile site-ului (Exemple: livrare, retur) pentru a raspunde automat la intrebarile frecvente;
• Status comanda - identifica si ofera automat informatii despre statusul comenzii pe baza detaliilor oferite de client.

Citeste si:

Cum configurez Email Connection Settings in sistemul Inbox Pro?

Cum configurez Inbox Settings in sistemul Inbox Pro?

Cum configurez Auto-reply Settings in sistemul Inbox Pro?

Ce informatii utilizeaza chatbot-ul Inbox Pro si cum sunt actualizate?